КАК ПЕРЕЙТИ НА УДАЛЕННУЮ РАБОТУ В ПЕРИОД КОРОНАВИРУСА. МИРОТВОРЧЕСКИЕ КОММУНИКАЦИИ ДЛЯ НПО

Сейчас многие организации в Центральной Азии просят своих сотрудников работать удаленно, чтобы замедлить распространение коронавируса, сохранить здоровье и безопасность людей.  Однако это новшество создает некоторые трудности, вызыват вопросы как эффективно поддерживать и оставаться на связи со своими удалёнными сотрудниками. С другой стороны, появилась возможность создать гибкие и дистанционные рабочие условия, которые в будущем могут стать частью стратегического плана организации.

Школа миротворчества и медиатехнологий предлагает несколько рекомендации для облегчения удаленной деятельности. Посмотрите и найдите то, что наиболее подходит для вас.

    1. Создайте удаленную руководящую команду.

Начните с оценки менеджеров проектов и сплотите команду экспертов, которые имеют опыт удаленной работы. Эти люди должны иметь возможность сообщать детали по важным для вас вопросам и служить ресурсами для тех, у кого неизбежно возникнут проблемы. Основная роль этой команды будет заключаться в том, чтобы документировать вопросы в режиме реального времени, прозрачно расставлять приоритеты этих проблем и назначать людей для поиска решений.

Чётко определите роли и обязанности удаленной работы команды во время кризиса. Разработайте рекомендации по координации и сотрудничеству между партнерами, представляющими разные министерства и ведомства, профессиональные группы (напр., педиатры, эпидемиологи, специалисты по коммуникации), СМИ. Определите утвержденного спикера от вашей НПО (к кому направлять журналистов), а также механизм координации и связи с основными внутренними и внешними партнерами.

     2. Организуйте правила и систему внутренних и внешних коммуникаций.

Это наиболее важный этап, который требует оптимизации коммуникационной стратегии с фокусом на онлайн режим. Обновите свои коммуникационные подходы, которые вы использовали при оффлайн деятельности. Сейчас это не будет работать эффективно. Внедрите новый коммуникационный менеджмент, реализуемый в период чрезвычайных ситуаций.

Для этого во внутренних коммуникациях:

• установите официальный (и неформальный) план общения с сотрудниками;
• рассмотрите возможность создания комнаты видеоконференций для команды (Zoom или другая платформа для видеовстреч);
• разрешите сотрудникам использовать гибкий графике появления в онлайн среде, поскольку все по-разному реагируют на удаленную работу, и не все дома являются идеальными рабочими местами;
• создайте справочник/свод правил для общих вопросов, чтобы держать всех в курсе и постоянно обновляйте его;
• объедините усилия для систематического документирования изменений процесса работы и сохраняйте это в одном месте, чтобы минимизировать путаницу (облако, общие документы и пр.);
• работая удаленно сократите набор инструментов до минимума (Google doc, Microsoft Teams, Slack и т п);
• откажитесь от использования стихийных указаний по email, которые могут быстро «растворяться» в электронных ящиках сотрудников;
• если вашей команде нужен доступ к внутренним системам через VPN, убедитесь, что у всех сотрудников есть легкий доступ, и понятные инструкции по его использованию.

Во внешних коммуникациях:

• подготовьте и обновляйте лист контактов;
• разработайте гибкий план реагирования (с разными сценариями) на непредвиденные внешние события, в пределах вашей компетенции и с учетом текущей ситуации;
• определите свои мероприятия, которые вы будете проводить удаленно на местном, региональном, национальном, международном уровнях (это могут быть конференции, вебинары, брифинги, ответы на вопросы и т п);
• подготовка к этим мероприятиям должна включать в себя: заявления, послания, перечень основных партнеров, которых следует информировать, список каналов коммуникации, частота реакций и пр.;
• определите механизм обмена информацией с вашими основными партнерами, СМИ и населением. Прежние механизмы в условиях массовой удаленной работы будут терять эффективность, поэтому сфокусируйтесь на постоянной организации видеокомнат, видеозалов для встреч с использованием доступных бесплатных инструментов в Интернете. Подумайте о разных каналах для охвата разных аудиторий – соцсети, чаты, видеоконференции, онлайн консультации и пр.;
• организуйте мониторинг обратной связи (например, в социальных сетях или по горячей линии, в мессенджерах) для оперативного ответа на любое изменение ситуации, событие.

     3. Повысьте прозрачность и коммуникации вашей организации

Коммуникация и совместная деятельность являются одними из самых больших трудностей удаленной работы. Проблемы, которые могли бы быть решены без промедления, когда ваш коллега находился в офисе, будут тормозиться, если кто-то не просматривает электронную почту или отключает уведомления. К сожалению, до сих пор культура цифровых коммуникаций в организациях Центральной Азии остается низкой из-за слабых компетенций по взаимодействию в онлайн сфере, хотя правила цифровой этики мало отличаются от культуры общения оффлайн. Поэтому обратите внимание на основные правила при удалённой командной работе:

• обязательное реагирование и ответы на все запросы в кратчайшие сроки; это означает, если сотрудник получил сообщение, письмо или запрос от других членов команды от должен ответить, подтвердив свою коммуникацию;
• члены удаленной команды должны часто общаться и прозрачно делиться информацией (это связано с тем, что трудно предположить быстрое распространение информации и восприятие её всеми сотрудниками, поэтому мотивируйте коллег общаться больше, чем обычно);
• предоставьте сотрудникам все инструменты, (какие вы намерены использовать) чтобы поддерживать постоянную связь и планировать множество виртуальных встреч со всей командой для распространения ключевой информации, которая может оказаться в цепочке писем или в непрочитанных месседжах;
• не бойтесь слегка подтолкнуть людей к коммуникации, если они замолчали.

        4. Разрешите людям вносить свой вклад

Одним из преимуществ удаленной работы является возможность нанимать лучших и талантливых специалистов из разных мест (городов и стран) для работы в одной команде. Возможно, для реализации проектов вам требуется дополнительная рабочая сила и сейчас наступило время, когда можно дистанционно привлечь компетентных людей. Однако, чтобы не допустить снижения продуктивности, например, из-за разницы во времени, назначьте одного человека для сбора информации от всех членов команды. Это облегчит работу всем.

       5. Организуйте деятельность короткими, быстрыми этапами

Для смягчения проблем, связанных с внезапным переходом на удаленную работу, рекомендуется разбить реализацию проекты на множество мелких этапов. Это позволит командам работать над чем-то в течение короткого периода времени, отправлять результат на утверждение, а затем работать над другой задачей, ожидая отзывов и идей от заинтересованных сторон, вместо того, чтобы интенсивно тратить свое время на решение крупных вопросов. Такой подход облегчает дистанционную работу в коллективе.